收藏级「年中汇报」指南,升职加薪就靠它

发表时间:2022-03-23 11:06

作为职场人可能最头疼的莫过于,年中总结、工作汇报、绩效考核……

打开电脑,脑子却一片空白,我今年到底要干些什么?不禁开始陷入EMO情绪。

但请记住,这是一年中最关键的时刻,这一次表现可能胜过你无数个日夜的加班。


职场PPT效能提升的实战专家——巫绪成老师特意为大家整理了一份年中汇报指南。先收藏,到时肯定用得上!


如果你是一位管理者,你会花多少时间与一位员工沟通?真相是:只有不到3%。


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管理者 60% 以上的时间会花在业务上,20% 的时间花在跟他的老板、客户相处上,可能只有 20% 的时间才能花在管理团队上,

如果一位管理者平均管理 6 个人,最后分到你身上,只有不到 3% 的时间精力。在只有 3% 属于你的时间里,如何在管理者面前展现你的工作能力,同时也让他对你的工作能力感到放心?

答案是:「高质量信息」的汇报内容。这是与管理者达成高质量沟通的前提与保证。

那么,我们该如何组织「高质量信息」的年中汇报内容?

01

将80%的时间精力投入到汇报内容


毫无疑问,在准备汇报内容这件事上,你的时间精力是有限的,所以在你即将动笔之前,需要以投入产出的眼光,重新思考自己时间精力资源的分配。


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什么意思?


凡是「投入少,产出多」的事情,积极做。「投入多,产出也多」的事情,认真做。「投入多,产出低」的事情,选择少做、不做或换个思路做。


小贴士


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今天在字节跳动、美团等互联网企业中流行的「6页纸Word汇报」,就是人们对工作汇报ROI更加重视的极致体现。


甚至于说,简单的汇报,「30s电梯时间」能不能汇报完?非正式汇报,一张餐巾纸就能写完的汇报内容,与领导一起就餐时当面汇报行不行?日常汇报,下班前一条简讯汇报当天工作内容ok不ok……

对比上面提到的人们已经验证过有效的汇报方法,你稍加思考就会发现:


汇报时间有多长、汇报形式丰富与否,并不是影响汇报成败的决定性因素,而是「汇报内容」。


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大多数情况下,我们在正式场合还是会选择PPT作为汇报内容的承载工具,它包含了3个模块的工作内容:内容、设计以及软件操作。

除非你在像专业设计公司这种对视觉要求很高的企业,否则,“把PPT做的更漂亮”或者“把PPT软件用的贼溜”,都是对职场汇报工作本身,产出价值不大的部分。

更何况我们处于社会化分工协作高度发达的今天,“把PPT做漂亮”,完全可以通过请教他人或干脆外包出去得到解决。所以,请将80%的时间精力聚焦到汇报内容的产出上。

小贴士


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汇报的内容工作交给Word效率会更高,否则在PPT里一边输入文字,一边想排版,想设计感,只会极大的降低你的效率。


02

运用【定材定论】4步法梳理汇报内容


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说到写汇报内容,职场新人最容易犯的错误:像学生时代写作文一样,一上来就起标题、列提纲,开始写;或者网上找内容模板,直接改改套用。


这样操作的坏处显而易见:你不去分析对谁汇报?就不知道对方更关心你工作内容的哪些部分。你不去调查汇报环境/场景?就不知道汇报现场有多少意外在等着你。


1
定目标

  • 首先,你需要确定汇报对象,明确内容重点

打个比方,假设你是西游记里的孙悟空,那么:


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直属领导-唐僧,会比较想听听你在取经路上发现的问题和解决思路。


上级领导-观音,更想听听你对未来取经工作的目标和具体的措施。


主管领导-如来,则更愿意听你们团队在取经工作中可以供其他神佛借鉴推广的亮点。


外部专家-太白金星,关心你在他八卦炉中练就的火眼金睛,其创新之处与具体成果档次。


服务客户-玉帝,他更在意反馈到你这的蟠桃园蟠桃失窃等客诉问题,解决措施是什么?他该如何配合你去解决此问题…

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对比下来,找出你工作汇报对象层级所关心的内容,并与对方当面/短讯 确认内容重点、内容范围。如此,一是确保你与汇报对象「同频沟通」,二是有效降低你汇报内容准备的工作量。何乐而不为?

  • 其次,你需要写出汇报简报,完善需求清单。

简报,是出自专业广告咨询公司推荐的一种工作梳理方式。短小精干的简报,能够帮你迅速串联起项目关键信息,为你“白描”出项目全貌,从而为你做出的行动提供参考依据。


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如果你现在对汇报这件事心里没底,恰恰说明你掌握的汇报需求信息还不足够!这时,你要做的是将手头掌握的一些零散的需求信息,填到「时间、环境、内容、呈现、受众、重心、结果」这个简报框架中去,不确定的地方也先写上“自己打算怎么办”,并标注颜色。

这样一来,拿上你的简报与汇报对象提前校准一番后,你会因此对汇报内容更加自信从容。为什么这样说?因为简报包含了你汇报需注意的方方面面的因素。

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时长:对应的是你准备的汇报PPT应控制在xx页数合适,通常情况下 1页PPT说1~2分钟,15分钟的汇报时长,则准备24~30页的PPT即可。


环境:企业类型、工作内容性质决定了该汇报PPT的风格。演示屏幕距离观众距离决定了最小字号该多大(通常建议最小字号 20号,正文字号 24 号);汇报现场光线明暗、演示屏幕为幕布还是液晶屏,决定了PPT背景底色深浅的选择;演示设备的高清接口能不能支持你的笔记本电脑;演示设备的内置系统是不是兼容你的Office/WPS的软件版本。


内容:PPT文字内容、图片、图表、视频等素材的准备。


呈现:现场汇报需要的道具/器材/奖品/助手配合的安排。


受众:汇报对象层级,所处年龄层次,主要工作背景,能够接受的内容风格。


重心:你希望传达的要点/围绕的核心。


结果:你通过汇报希望实现的结果/效果评估的标准。

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一套操作下来,你就能够对汇报内容有更强的感知力、掌控感。

2
收素材

  • 根据需要收集 16 类素材,撰写汇报内容时随用随取。


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16类素材?有没有被吓到?如果临时抱佛脚,想要短时间内准备一份高质量汇报,无疑是一个巨大的工作量。好在,这是有解决办法的。你眼中,那些做汇报游刃有余的同事,其实在收素材这件事上平时就展开了,只是你不知道而已。


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你只有明确意识到:自己缺这类素材,平时的工作中你才会「下意识的」注意到这类素材,更进一步的话,你可以直接以这些素材名建立一系列文件夹,平时看到与你工作相关的这类素材,直接截图/复制文字/下载视频丢进对应文件夹就好。

想要做汇报没那么累,就把收素材当成一个好习惯。

3
定框

到了这一步,可以说你的准备工作已经做得很不错了,现在你需要回到「常识」中去思考整个汇报的内容框架。

什么常识?假设你是职场新人,你现在需要向直属领导做工作汇报,你认为他想在你的汇报里看到什么?通过前面对汇报对象的分析,你已经知道直属领导会更关心你工作中遇到的问题和解决方案。那就尝试代入到该领导角色,将这个分析,「扩写」出来:


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工作汇报说啥?围绕工作内容,总结成功经验与问题教训,并提出改进措施。

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“围绕工作内容”,领导想知道你的「工作业绩」如何;

“总结成功经验”,他想知道你工作中的一些「亮点经验」,总结它,看能不能给同部门小伙伴带来启发、复用;

“总结问题教训”,做地不好的地方,有没有「分析问题」,存在哪些主、客观因素,下次如何避免?是否有解决方案?

“提出改进措施”,「接下来你计划怎么改进」,打算如何总结复用亮点经验部分?你提出的问题解决方案如何落地?
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发现没有,当你依照「常识」来思考汇报对象想看啥内容时,框架就已经浮出了水面,且这个框架是DIY的,属于你的。

需要注意的是,我非常不建议你汇报PPT的章节名,直接以01工作业绩、02亮点经验、03问题分析、04未来计划来命名。你可以这样写,让你的内容从别人千篇一律的汇报模板里跳出来——

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章节01

主标题:销售额相比上个月增长30%

(从你当前撰写的工作业绩内容中,总结出一个亮点来,并不难吧?)

副标题:工作业绩


章节02

主标题:客户满意度较业内同行高 2%

副标题:亮点经验


章节03

主标题:改革初见成效,B业务增长12%

副标题:问题分析


章节04

主标题:xx月前完成B业务改革进程

副标题:未来计划

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切记,章节标题先声夺人,是降低汇报对象对各章节内容沟通成本的有效手段;能够帮助汇报对象迅速抓取各章节的核心内容,以便于做进一步判断。


大框架我们确定了,那么汇报的各个章节部分,内部框架是什么?应以什么样的逻辑贯穿?

  • 工作业绩 穷举且独立


当我们在列举自己工作业绩时,要注意任意两件列出的工作业绩内容,不能是「你中有我,我中有你」的包含关系,如果发现有重复,就去掉重复部分。


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什么意思?比如说:A业务毛利同比增长xx%;A业务旗下分支A-1业务同比增长xx%;这两项业绩内容就不能放在同一层级来表述。

  • 亮点经验 标准可复制


描述亮点经验的目的,是为了推广/复用,以这个为前提,描述清楚亮点经验的属性、特征、优点、能带来什么利益,就显得尤为重要。


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比如说:我在完成C项目的工作中,总结出了一套行之有效的工作流程。

F:它的属性和特点是什么

A:它有什么样的作用和优势

B:它能给同事带来哪些利益,能给客户带来什么好处

  • 问题分析 要有解决方案


分析工作中出现的问题,目的就是奔着解决去的。现实生活中,之所以出问题,可能因素是多方面,所以你得将导致问题发生的主、客观因素找出来,分析问题的框架就是解决问题的前提。


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举个例子,公司D业务盈利水平不高:

S:目前市场情况是什么样的;我们公司D业务情况是什么样的;

C:经对比发现,公司D业务盈利水平比市场行业水平低

Q:导致问题出的关键因素是哪些,客观方面,主观方面

A:为了解决问题,我计划采取的对策是什么


  • 未来计划 要能落地


前面阐述了工作中的亮点经验和问题分析,那么,汇报对象这时关心的就是:你的亮点经验如何推广复用?你提出的问题解决方案如何执行?


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需要注意的是,你在给汇报对象阐释未来计划的过程,就是给他吃“定心丸”的过程,此时并不是汇报结束这件事就完了,他会期待你下一次「计划执行的进度反馈」所以,计划切记不能空口开支票,而应该实打实落在细节的制定上:

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What:我的计划是什么

Why:我为什么会有这样的计划

Where:具体开展的地区是哪些

When:什么时候开始实施

Who:谁来负责,谁来执行

How:如何更好地规避风险,如何投入资源支持

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4
给结论

  • 有对比、有数据,才是结论


到了这一步,汇报主体内容完成得差不多了,需要对完成的内容进行提炼,给出「点睛一笔」——结论

需要注意的是:结论是用事实和逻辑推演出来的最终结果。根据事实,有对比、有数据的,才是结论。


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当你写“效果很好”、“显著提升”,没有事实数据支撑;或者写”餐厅利润率5.8%”、“某业务占比50%”,有事实数据但没有对比;这两种情况,都不能称为结论。

  • 结论先行,从文本逻辑到汇报逻辑


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汇报「做」的部分完成了,是不是就万事大吉了?并没有,汇报是用来「说」的,请相信,文本逻辑的内容,切换到汇报逻辑,感受是完全不同的。


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上面的例子已经缩小到一个很小的汇报场景,想想看,如果是个复杂的汇报,等你哼哧哼哧阐述了好几分钟「讲问题」,领导可能随时会打断你“等你想清楚了再说”。

为什么会这样?在时间紧张的年中大会现场,汇报对象希望你一上来就和他说需要他支持什么、做什么决定,跟他有什么关系,清晰明了,而不是听你从头说起「流水账」,如果确实对你汇报内容有疑问,提问或会下私聊都可以。

切记:以汇报对象在乎的点为起点,他才有兴趣听你讲到终点。

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最后,在正式开口汇报之前,请将为此辛苦筹备的内容,在汇报的第一句话里展现出来。

如:领导,这个方案是我经过多长时间,针对多少方面,做了多么充分的调研,综合了多少数据和资料,同时也综合了多少人的意见和建议,并且专门请教了某些关键人物的关键决策意见以此为基础。

当你说完上面这句话,你的汇报对象会明白:不错,终于遇到一个「高质量信息」的汇报内容了。

以上就是巫绪成老师为大家总结的,年中汇报如何「做」和「说」总结一句话:辛辛苦苦干一年,在年中汇报时,让老板同事看到你的优秀非!常!有!必!要!毕竟产出有认可,付出才有回报。